一枚は薄いが、意外とかさばることも多いのが紙。積極的にiPad miniを活用する前は、かさばる書類を整理するために、大きめのファイルを購入して管理していた。そのため、必要な書類を探すために、よくファイルの中を漁っていた。書類が見つからないことも、しばしば…。
電子書籍や雑誌のように、書類も電子化を進めることで多くの利点がある。もちろん原本が必要な書類もあるが、そうではない書類を電子化するだけで、家の中が見違えるほどシンプルになる。
書類の電子化の利点
書類の電子化を始めて感じたメリットは下の6つ。
- 収納のスペースが必要ない
- 必要な情報を探す時間が短縮される
- セキュリティーが向上する
- 文字を拡大して読める
- 暗闇でも読むことができる
- 共有が簡単になる
収納スペースが必要ない
電子化すると収納スペースが必要なくなる。しかし、データを消失しないように配慮する必要がある(データ管理への考察の記事を参照)。
必要な情報を探す時間が短縮される
OCRとフォルダーの階層化によって、より簡単に必要な書類を見つけることができる。
OCR(光学的文字認識)
スキャンされた文字を自動で認識して、PDFファイルに認識した文字を埋め込む技術。誤って認識されることもあるが、検索機能を使って必要な書類を見つけることが可能になる。取扱説明書なども検索できれば、必要な情報を簡単に見つけることができる。
フォルダーの階層化
紙を収納するファイルでは難しかった階層化が、電子化した後では簡単にできる。必要に応じてフォルダーの組み替えをするだけで、思いのままにファイルを整理することができる。
セキュリティーが向上する
PDFファイルにはパスワードを設定することができる。個人情報が載っている書類には、パスワードでロックをかけておけば安心。
紙だと失くすと情報が漏れてしまう。しかしPDFであれば、ファイルが漏洩してもパスワードで情報の漏洩を防ぐことができる。
文字を拡大して読める
取扱説明書など、小さい文字が並ぶ読みにくい書類も多い。時には全く読めないこともあるかもしれない。しかし、電子化すれば拡大縮小も思いのまま。ルーペの出番がなくなる。
暗闇でも読むことができる
暗所で書類を見る場面は多くないが、片手にライトを持ちながら読むのは一苦労。スマホやタブレットで書類を入れておけば、片手で楽に読むことができる。
共有が簡単になる
情報を共有することも簡単。メールに添付することもできるし、クラウドを経由することも可能。機器によってはワイヤレスで別の機器に送信することもできる。
書類を電子化する方法
電子化の方法は主に下の3つ。
- スキャナー
- スキャナーアプリ
- 写真
スキャナー
一番大掛かりだが、一番精細に書類を電子化することができる。また一度に大量の紙を電子化できるので、量が多い場合にはスキャナーがあると便利。その反面、スキャナーを買って、置き場所を確保する必要がある。
スキャナーアプリ
スマホやタブレットのカメラを使用して、書類を電子化する。カメラの高解像化のため、かなり精細にスキャンすることができる。大量の書類をスキャンするのには向かないが、スキャナーが必要ない。
写真
スマホが普及してからは、ちょっとしたメモ代わりに写真を撮る機会も多くなった。しかし、写真は書類のファイルとは形式が違うため、検索や線を引いたりなどの作業には向かない。あくまで簡易的なメモ扱い。
電子化の前に考えるべきこと
いくつかの点を電子化の前に気をつけておくことで、利点を最大限に享受するすることができる。
- 原本の必要性
- 電子化する書類の量
- 電子化した書類の管理方法
- OCR
原本の必要性
原本が必要かの判別を事前にする必要がある。原本が必要な書類は紙を処分できないが、バックアップとして電子化することをおすすめする。原本が必要ない書類に関しては、積極的に電子化しよう。
電子化する書類の量
量によってはスキャナーが必要。少なければ、無料のスキャナーアプリをダウンロードするだけで十分。アプリであれば、お金もスキャナーの置き場所分のスペースも節約することができる。
電子した書類の管理方法
可能であれば、電子化する前にある程度は管理方法を決めておきたい。管理方法が決まっていないと、スキャンしたデータが見当たらないなんてこともありうる。
OCR(光学的文字認識)
OCR機能が付いているソフトウェアやアプリを事前に探そう。そして、スキャンしたらすぐにOCR機能を使って文字を埋め込むこと。文字を埋め込み忘れても、ファイルを見返すだけでは見分けがつかない。
私はOffice LensというMicrosoft社のアプリで、スキャンとOCRを行なっている。
まとめ
書類の電子化をすることで収納スペースをシンプルにすることができる。その上、書類が見当たらないなんてことも少なくなる。必要な時に取り出しやすく、セキュリティー面でも安心。
書類の整理は面倒な作業だが、一度電子化してしまえば、紙よりも楽に管理できる。これを期に生活をペーパーレス化して、シンプルにしてみてはいかがだろうか。